Software Roll-out in Corona Zeiten

21. August 2020

Autor: Thomas Ruth, Principal Consultant

 

18 Monate Konzeption, Entwicklung und Testing lagen schon hinter uns und der Roll-out einer neuen Posteingangslösung beim Kunden stand kurz bevor. Da kam der Lockdown und damit die Aufforderung, im Homeoffice zu arbeiten, keine physischen Meetings mehr durchzuführen und den Fokus auf die kritischen Geschäftsprozesse zu legen. Es waren nur noch zwei Wochen bis zum geplanten Roll-out Termin. Was also sollten wir nun tun? Am Roll-out festhalten? Den Roll-out verschieben? Der Kunde hat sich für den geplanten Roll-out Termin entschieden - bewusst mit dem Risiko, dass kein vor Ort Support für die Mitarbeitenden möglich ist.

Die Planung für den Roll-out war fast abgeschlossen, das Drehbuch stand. Somit war aus Sicht der IT klar, wer was wann zu tun hat und wie die Abhängigkeiten sind. Die Mitarbeitenden hatten sich in diese Planung intensiv eingebracht und wussten so, was sie auch aus dem Homeoffice heraus erwartet, was zu tun ist bzw. wer informiert werden muss. Auch sie standen hinter dem Roll-out Termin.

Aber die vorbereitenden Schulungen der Mitarbeitenden waren noch nicht durchgeführt. Und wie sollte die Betreuung der Mitarbeitenden nach dem Roll-out sichergestellt werden? Schnell wurden WebEx Termine für die Schulungen anberaumt. Alle Schulungen konnten so online durchgeführt werden. Aber funktioniert das so einfach? Das war sowohl für die Trainer wie auch für die Teilnehmer eine neue Erfahrung. Nach jeder Schulung wurde geschaut, was ist gut gelaufen, was weniger gut. Somit konnten über die Zeit die Schulungen optimiert werden. Ausserdem fand ein reger Austausch zwischen den Trainern statt, auch im Sinne der weiteren Optimierung. Die Mitarbeitenden waren auf die neue Posteingangslösung vorbereitet. Es konnte also wirklich los gehen.

Zur Nachsorge wurden, ebenfalls per WebEx, tägliche Sessions anberaumt, in denen die Benutzer ihre Probleme äussern konnten. Jeder gemeldete Incident wurde analysiert und wieder Rückmeldung in einem der nächsten Termine gegeben, abhängig davon wie aufwändig die Analyse war. So konnten Kinderkrankheiten erkannt und insbesondere die Beleglesung, d.h. die Dokumentklassifikation und die Indexierung im Posteingang deutlich optimiert werden. Damit die Runde nicht zu gross wurde, hat man auf ein PowerUser Konzept umgesetzt. Hierbei haben die Mitarbeitenden sich im ersten Schritt an die PowerUser aus ihrem Team gewendet, natürlich online. Diese haben dann in den täglichen Meetings offene Fragen und Incidents platziert. Bereiche, die engagierte PowerUser benannt hatten, waren hier klar im Vorteil und konnten ihre Mitarbeiten schneller auf die neue Lösung bringen. Das Engagement ist hier also entscheidend, da vom Projekt wenig bis gar kein vor Ort Support für alle Mitarbeitenden gewährleistet werden konnte.

Rückblickend und mit fast drei Monaten Corona Lockdown Erfahrung kann gesagt werden, dass der Roll-out geglückt ist. Sowohl die technische Installation und Konfiguration der neuen Lösung in der Produktionsumgebung wurde erfolgreich gemeistert. Wie auch der Roll-out im Fachbereich ist geglückt. Die Mitarbeitenden haben sich schnell mit der neuen Lösung zurechtgefunden. Aber viel mehr als das wurde die Homeoffice Arbeit durch den zentralen digitalen Posteingang unterstützt. Es musste kein Papier mehr zwischen Mitarbeitenden verteilt werden. Alles wurde digitalisiert und elektronisch über ein definiertes Regelwerk verteilt. Dossiers waren vollständig, der Zugriff auf alle Informationen war aus dem Homeoffice problemlos möglich. Somit kann die Einführung des digitalen Posteingangs, auch in Corona Zeiten, als voller Erfolg gewertet werden.


Ansprechpartner:

Jürg

Jürg Porro

Head Business Consulting & Healthcare
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