Optimierung der papierbasierten Rechnungsverarbeitung

Ausgangslage – effizientere Erkennung von TARMED-Rechnungen

Unser Kunde, ein Schweizer Kranken- und Unfallversicherer, hatte bereits 2011 ein internes Scan-Center aufgebaut, welches die gesamte Eingangspost digitalisierte. Die Erkennung der Rechnungspositionen auf den rund 500'000 TARMED-Belegen erfolgte indes noch durch einen externen Dienstleister, wobei Kosten, Durchlaufzeit und Qualität aus Kundensicht nicht zufriedenstellend waren.

Aus diesem Grund fasste der Kunde den Entschluss, in einer ersten Projektphase die Erkennung der Detailpositionen auf TARMED-Rechnungen selbst durchführen zu wollen. In einer zweiten Phase sollten auf dieser Plattform auch Rechnungen, welche nicht dem TARMED-Format entsprachen, verarbeitet werden können. Es handelte sich also um ein Projekt mit zwei Phasen, wobei wir in dieser Case Study die Phase I (das Erkennen von Rechnungen im TARMED-Format) beleuchten. Weitere Einsparungen im Zusammenhang mit der Umsetzung der zweiten Phase konnten zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen eines Folgeprojekts realisiert werden.

Leistungen von Inacta

Inacta klärte die grundsätzliche Machbarkeit eines Insourcings der TARMED-Rechnungserkennung ab und war federführend bei der Erarbeitung des Business-Case. Nach der Freigabe des Projektes durch die Geschäftsleitung unterstützte Inacta den Kunden während mehreren Wochen bei der Auswahl einer Lösung für die Auslesung von Heilungskostenrechnungen. Aufgrund der Projektvorgaben konnte der Fokus auf im Markt bestehende, erprobte Lösungsansätze gelegt werden: eine flexible Plattform für Optical Character Recognition (OCR) und Datenextraktion.

Im Einführungsprojekt zeichnete Inacta verantwortlich für das Architektur- und Schnittstellenkonzept dieser Plattform, das Test- sowie das Einführungs- und Ausbildungskonzept. Ausserdem übernahm Inacta für den Kunden die systematische Erhebung und Bewertung der Anforderungen und die Steuerung des Partners für die Anpassung der bisher verwendeten Standardlösung.

Darüber hinaus unterstützte Inacta den Kunden sowohl beim Testing des neuen Setups als auch bei der Schulung der Endbenutzer und stellte sicher, dass deren Rückmeldungen berücksichtigt wurden. Solche Rückmeldungen betrafen beispielsweise Shortcuts für eine schnellere Bedienung oder erweiterte Formeln, die eine automatische Berechnung von bestimmten Rechnungsparametern zuliessen.

Nutzen für den Kunden

Die Lösung konnte nach rund 10 Monaten Projektlaufzeit zum gewünschten Termin hin und innerhalb des anfangs definierten Kostenrahmens eingeführt werden. Dabei wurde der vereinbarte Funktionsumfang sogar leicht übertroffen. Die im Business Case prognostizierten Verarbeitungszeiten wurden erreicht. In der Folge konnten die berechneten Einsparungen realisiert werden. Im Verlauf der zweiten Phase gelang es aufgrund weiterer Investitionen die Verarbeitungszeiten nochmals substanziell zu reduzieren.

Die Benutzerakzeptanz ist hoch und die Verarbeitungsqualität ist dank der neuen Lösung ebenfalls höher. Neu kann der Kunde auch insgesamt flexibler auf Schwankungen im Mengengerüst (Posteingang) reagieren, da der ganze Verarbeitungsprozess (Digital Mailroom, OCR-Erkennung) nun unter seiner Kontrolle abgewickelt wird.

 

Zurück