Effizientes Workforce Management im Schweizer Healthcare-Sektor
Autor: Pajtim Aliaj, Consultant Analyst
Personalmanagement und Workforce Management
Die Arbeitslast im Gesundheitssektor sorgt immer wieder für Schlagzeilen – insbesondere auch jüngst im Zusammenhang mit den Herausforderungen durch die Pandemiesituation. Auch werden Teilzeit- und flexible Einsatzzeiten-Modelle zusehend wichtiger für Arbeitnehmende. Dies stellt auf Corporate Management-Ebene auch neue Anforderungen an das traditionelle Personalmanagement, weshalb dieses zu einem umfassenderen Workforce Management ausgebaut wurde. Das Workforce Management vereint auf sich alle Aktivitäten, die zur Aufrechterhaltung einer produktiven Personalsituation berücksichtigt werden sollen – hierzu zählen u. a. das Personal- und Schulungsmanagement, die Rekrutierung, Planung und Analyse.
Moderne Software als Lösung
Ein zukunftsgerichtetes, weitsichtiges Workforce Management ermöglicht Unternehmen im Schweizer Healthcare-Sektor eine signifikante Steigerung der Kosteneffizienz und Zufriedenheit bei dessen Personal. Alles was es dazu braucht, ist moderne Software. Diese Aussage klingt vielleicht fast schon zu schön, um wahr zu sein, doch Inacta kann auf diesem Gebiet bewährte Software-Lösungen anbieten, die das Workforce Management erheblich optimieren.
Klar, der Begriff «Digitalisierung» plagt die Schweizer Spitäler und Kliniken mit seinen unterschiedlichen Interpretationen und Auslegungen seit geraumer Zeit. In diesem Jahr wird es auch nicht leichter geworden sein, wo doch die aktuelle Pandemie viele Healthcare-Institutionen an deren Grenzen der Belastbarkeit bringt. Dadurch ist es einerseits nachvollziehbar, dass die Devise zur Digitalisierung im Jahr 2020 eher «momentan keine Zeit» gelautet haben könnte – insbesondere für HR- und Personalprozesse. Andererseits sind effizient ausgestaltete Prozesse gerade auch in Zeiten ausserordentlicher Belastungen Schlüsselfaktoren für ein funktionierendes Management.
Effizienter dank Digitalisierung
2020 hat uns deutlicher denn je gezeigt, wie wichtig die Mitarbeitenden im Healthcare-Sektor sind. Ihre Leistung ist für das Wohl der Schweizer Bevölkerung essenziell, während sie aber auch dem Risiko einer eigenen Ansteckung ausgeliefert sind. Hier kann die Digitalisierung im Workforce Management Sicherheiten schaffen. Wie könnte das aussehen? Hier einige Beispiele:
- Wenn Mitarbeitende in einem System Wunscheinsatztage und -zeiten hinterlegen können, können solche und ähnliche Parameter für eine softwaregestützte, automatische Einsatzplanung herangezogen werden. Solche regelbasierte Planungsvorschläge minimieren Zeitaufwände für die Erstellung der Pläne um bis zu 80%, womit die hierfür verantwortlichen Personen (meistens Schlüsselfunktionen wie Abteilungsleitende) wichtige Zeit für die Patienten und andere Aufgaben gewinnen kann;
- Die systematische Analyse wichtiger Kennzahlen wie Netto-Personalbedarf, Kranken-/Krankheitsquoten, Altersstruktur und Überstundenquoten ermöglicht eine vorausschauende Personalbedarfsermittlung. Potenzielle Engpässe oder Phasen der Überbeschäftigung können frühzeitig erkannt und ggf. abgewendet werden;
- Papierbasierte HR-Prozesse (z.B. Einsatzplanung und Korrektur der Arbeitszeiten, Tages- und Ferienplanungen) sollten digital erfolgen und von der jeweils verantwortlichen Person an einem PC oder am Handy schnell und einfach aktualisierbar sein. Zudem sollen diese Informationen digital abgerufen werden können, damit sie den Arbeitnehmenden über deren Handy/PC immer und überall zur Verfügung stehen. Denn, physisch ausgedruckte und aufgehängte Einsatzpläne führen beispielsweise während eines Schichtwechsels zu Ansammlungen von Mitarbeitenden an einem Ort, was wiederum insbesondere zu Pandemiezeiten Ansteckungsrisiken birgt. Wenn diese HR-Prozesse über digitale Kanäle bearbeitet werden können, steigert dies durch den Wegfall der manuellen Korrekturen die Effizienz massgeblich.
Erhöhte Resilienz dank optimierter Prozesse
Auch während Zeiten des hohen Drucks und der Hektik stehen wir in der Pflicht, zu reflektieren und zu analysieren. Mit der konzisen Fragestellung können wir erkennen, wo unsere Schwachstellen liegen und mit der richtigen Analyse können diese auch erfolgreich angegangen werden. Die Digitalisierung im Workforce Management muss als langfristiges Investment gesehen werden, welches aktuelle Probleme löst und für eine höhere Stabilität und Versatilität der Unternehmung sorgt. Ein Vorteil durch die Optimierung der Prozesse ist auch die erhöhte Resilienz in Krisen.
Mit Inacta zum Ziel
Inacta als Expertin für Information Management unterstützt Sie mit ihrer Erfahrung im Workforce Management bei der Analyse Ihrer internen Prozesse und Auswahl der adäquaten Software-Lösungen. Wir begleiten Sie von der Einführungsphase bis hin zum Go-Live, um sicherzustellen, dass die gesteckten Ziele auch erreicht werden.
